Услуги аутсорсинга: процедура передачи функций иной компании

Содержание

Рассказать ВКонтакте Поделиться в Одноклассниках Поделиться в Facebook

В последнее время гораздо выше стали цениться узкопрофильные специалисты, поэтому многие компании привлекают сотрудников из внешних источников.

Большую популярность сегодня имеет услуга предоставления персонала аутсорсинг – что это такое и как работают аутсорсеры, известно пока не всем.

Этот сервис приходит на помощь, когда нужно сэкономить бюджет компании и эффективно организовать ее работу.

Что такое аутсорсинг

В переводе с английского термин outsourcing означает внешний источник. Услуги аутсорсинга подразумевают передачу определенных функций специалистам другой компании. Как правило, это касается непрофильных отраслей.

Внешними подрядчиками по договору осуществляется организация питания, транспортные услуги, реклама, уборка, маркетинг, охрана и прочее. Компания-аутсорсер занимается аутстаффингом персонала – передачей кадров другим фирмам и предприятиям.

В последнее время эта отрасль активно развивается за счет востребованности услуг подрядчиков.

Суть аутсорсинга

Работа по аутсорсингу основана на главном принципе – оставлять себе то, что можешь делать лучше других. Внешним сотрудникам передается то, что они могут сделать качественнее, чем персонал компании заказчика. Главной целью передачи функций субподрядчикам является освобождение ресурсов и концентрация всех усилий предприятия на конкурентных преимуществах.

Аутсорсинговые услуги помогают заказчику снизить издержки компании на оплату налогов, больничных, отпусков, взносов в пенсионные фонды и прочего. Кроме снижения дополнительных расходов, заказчик экономит время на организацию работы сотрудников и формирование штата работников.

Главным преимуществом аутсорсинга является то, что он помогает заказчику сконцентрироваться на собственном основном производстве, не растрачивая времени и средств на дополнительную деятельность.

Процедура привлечения аутсорсера предусматривает заключение соответствующего договора. Каждая из сторон несет юридическую ответственность за выполнение обязательств.

В зависимости от выбранного типа аутсорсинга, субподрядчикам передаются определенные функции компании, связанные с информационными технологиями, кадрами, бухгалтерией и прочим. Заказчик по договору аренды персонала должен своевременно оплачивать услуги.

Ответственность аутсорсера заключается в предоставлении квалифицированных сотрудников.

Функции

Ответ на вопрос, аутсорсинг – что это, можно получить, изучив функции, которые он предусматривает. Сторонним исполнителям можно отдать любые обязанности, но на подбор управленческого персонала услуга не распространяется. Предприятия обращаются к аутсорсинговым фирмам для передачи следующих обязанностей:

• ведение бухгалтерского учета;
• ведение кадрового делопроизводства;
• расчеты заработной платы сотрудников;
• осуществление операций по налогообложению;
• обслуживание оборудования;
• обеспечение функционирования офиса;
• программное обеспечение;
• техническое обслуживание;
• выполнение письменных, устных, синхронных переводов;
• информационное обеспечение;
• создание и контроль рекламных компаний;
• обеспечение безопасности;
• регулирование правовых вопросов предприятия;
• разработка и реализация проектов;
• управление логистикой и доставкой;
• уборка;
• выполнение производственных функций.

Аутсорсинг в России

История внедрения аутсорсинга в России начинается с 90-х годов. Первыми на территории страны появляются охранные фирмы, маркетинговые агентства и компании, контролирующие связь с общественностью.

Отягощающим фактором развития аутсорсинга любого бизнеса на территории РФ являлась низкая социальная защищенность наемных работников.

Главным толчком для развития отрасли в стране стало желание экономить на финансовых затратах, не жертвуя эффективностью производства.

На данный момент на территории РФ аутсорсинг оптимизации бизнес-процессов пользуется популярностью, однако с этим понятием связано немало стереотипов.

Важно понимать, что аутсорсинг – это не только найм персонала, но и организация полноценного сотрудничества в конкретной сфере.

За счет привлечения сторонних работников предприятиям-заказчикам проще завоевывать рынок и увеличивать мощность производства.

Многие крупные компании страны уже успели оценить преимущества применения аутсорсинга. Особенно популярным являются услуги рекламных агентств, разработка и продвижение сайтов, бухгалтерское обслуживание, подбор кадров. Плюсом длительных контрактов с компаниями-аутсорсерами является возможность ежегодно увеличивать экономию затрат и размер финансовых ресурсов для профильного развития.

Виды аутсорсинга

Для эффективного ведения бизнеса компания может передать подрядчику непрофильные функции. На практике предприятия пользуются разными сервисами, которых сегодня огромное количество. Выбирать компанию-аутсорсера нужно с учетом требований своей фирмы. Ниже представлены основные разновидности аутсорсинга, которые развиваются на территории России и других стран.

Производственный

Высокотехнологичные промышленные предприятия нередко передают функции по обработке, сборке, тестированию продукции подрядчикам. Весь процесс отдают сторонним организациям телекоммуникационные компании.

Производственный аутсорсинг помогает снизить себестоимость изготовления товаров, повысить уровень надежности и качества.

Передача части обязанностей позволяет сосредоточиться на разработке новой продукции, продажах и продвижении существующей.

ИТ-аутсорсинг

Данная отрасль входит в число самых востребованных и включает широкий спектр функций, которые связаны с обслуживанием компьютеров техники, программным обеспечением. Аутсорсинг IT – что это за услуги? Их можно отнести к обслуживанию оборудования, разработке программ. Популярность информационных технологий по всему миру делает этот вид отрасли одним из самых востребованных.

Аутсорсинг управления знаниями

Этот вид только начинает развиваться в США, поэтому некоторые страны с ним не знакомы. Услуга предполагает управление процессами компании, которые нуждаются в глубоком изучении и серьезной аналитической обработки. Фирмы-аутсорсеры берут на себя формирование базы знаний и управление. Информация в будущем может использоваться для принятия важных управленческих решений.

Бухгалтерский

Данная отрасль помогает снизить затраты предприятия на организацию собственной бухгалтерии. Функции в рамках данной отрасли передаются подрядчикам различные.

Аутсорсинг бухгалтерский – что это за сервис? Одной из самых популярных форм отрасли является передача сторонней организации обязанностей по учету и отчетности.

Важно учитывать, что за результат отвечает руководство предприятия заказчика (ответственность не передается по договору субподряда вместе с обязанностями).

Встречаются несколько вариантов сотрудничества:

• бухгалтерский учет;
• составление отчетов;
• налоговый учет;
• полное обслуживание (ежедневный учет, предоставление отчетности за временные периоды, создание и проведение первичной документации).

Аутсорсинг персонала

На крупных предприятиях, где не исключена возможность текучести кадров, востребован этот вид услуг.

Аутсорсинг персонала – что это подразумевает? Такие услуги оказывают кадровые агентства, что помогает предприятию значительно сократить стоимость и время, потраченное на управление штатом.

Специалисты компаний-аутсорсеров могут взять на себя найм сотрудников, расчеты налоговой нагрузки относительно зарплаты, премий, компенсаций. Важно отметить, что кадровое агентство не несет ответственность за качество работы нанятого персонала.

Юридический

Средние и малые компании активно пользуются услугами юридических аутсорсинговых фирм. Подрядчики обеспечивают обслуживание по трудовому и налоговому праву.

Кроме того, привлечь аутсорсеров можно для правильного проведения реорганизации, регистрации или ликвидации юридического лица.

Как правило, штатные юристы обходятся гораздо дороже, чем услуги подрядчиков, из-за невысокой нагрузки на специалиста.

Логистический

Транспортный аутсорсинг подразумевает передачу функций по перевозке или доставке сторонним организациям.

Это удобно для предприятий, которым нужно периодически отправлять грузы на определенные расстояния, но потребности в собственном транспортном отделе нет.

Последнее время рынок логистического аутсорсинга активно развивается. Подрядчики могут выполнять обязанности по складированию товаров и транспортировке.

Аутсорсинговая компания

Для некоторых представителей бизнеса остается неясным вопрос, что такое аутсорсинговая компания.

Аутсорсер – это узкоспециализированная или с широким спектром услуг фирма, предоставляющая персонал другим предприятиям на основании договора о временном сотрудничестве.

Задачи таких подрядчиков заключаются в создании актива компании, в который входят квалифицированные сотрудники разных специальностей штатные и резервные.

Чем занимается

В зависимости от профиля аутсорсера, он может предлагать потенциальным клиентам следующие виды услуг:

• ведение бухгалтерии;
• консультации юриста;
• реклама;
• страховая деятельность;
• составление налоговых отсчетов;
• клининг;
• офисная печать;
• продвижение сайтов.

Договор аутсорсинга

Все отношения между заказчиком и аутсорсером регулируются соответствующим договором. Предметом сделки является предоставление персонала, соответствующего определенным квалификационным требованиям. Существенные условия договора аутсорсинга представлены ниже:

• предмет соглашения;
• количество привлекаемых сотрудников, их квалификация;
• объем работы, подлежащий выполнению;
• стоимость услуг подрядчика;
• порядок оплаты услуг;
• права и обязанности сторон;
• срок действия соглашения;
• порядок приемки услуг.

Важно учитывать, что законодательством РФ никак не регулируется вопрос оказания услуг по аутсорсингу, что является минусом работы со сторонними организациями, в связи с чем договор становится единственным источником контроля выполнения условий сделки является соглашение.

Важно отразить в нем варианты решения всех возможных вопросов, спорных моментов. Необходимо детально описать перечень оказываемых услуг. Договор подписывается сторонами, имеющими на это право.

В отдельных случаях стоит проверить наличие у фирмы-аутсорсера лицензии на оказание услуг.

Как открыть аутсорсинговую компанию

Прежде чем открыть аутсорсинговую компанию, стоит учесть все риски и найти свою нишу на рынке. Зарегистрироваться владельцы могут как юридические лица или предприниматели.

Важно сразу указать основные виды деятельности компании. Сферу можно выбирать любую, главное, чтобы она была востребована в вашем регионе.

Компании-аутсорсеру обязательно нужен стартовый капитал на аренду помещения, организацию труда персонала и прочее.

Наемные работники обязаны иметь соответствующую квалификацию и опыт.

Выбрав определенное направление деятельности компании, руководству важно самому ориентироваться в основных требованиях к персоналу или воспользоваться услугами квалифицированного кадровика.

Примеры аутсорсинга

На практике часто можно встретить аутсорсинговые отношения. Например, многие производители и торговые предприятия сотрудничают с колл-центрами, чтобы не организовывать их на своей территории. Кадровые агентства также очень востребованы, особенно в крупных городах. Конкретные примеры использования сервиса представлены ниже:

1. Компания Ford производит самостоятельно лишь 1/3 часть свое продукции, остальное отдано субподрядчикам.
2. Еще один гигант, сумевший оценить все преимущества и недостатки аутсорсинга, и активно использующий эту схему работы – компания ИКЕА. Она практически не имеет собственного производства, сотрудничая с тысячами поставщиков. Транспортные функции в ИКЕА делегированы сторонней организации, поэтому компания направляет все свои ресурсы на розничный сбыт продукции.
3. Фирма Kodak еще в 90-х годах передала все IT-направления компании IBM, которая нацеливалась на лидерство в этом сегменте и получила такую возможность.

Узнайте об онлайн-сервисе по расчету налогов и формирования отчетности за сотрудников.

.

Видео

Как работает аутсорсинг

Источник: /sovets.net/13742-autsorsing-chto-eto.html

Схема передачи процессов на аутсорсинг. Пошаговая инструкция

Исходя из нашей практики реализации подобных проектов, попытаемся представить схему внедрения аутсорсинга в организации, разбив процесс на несколько этапов.

I этап – Анализ фактического состояния

Приступать к реализации любого проекта нужно обладая аргументами, доказывающими его целесообразность, желательно выраженными не в эмоциональной форме, а в форме сухих и беспристрастных цифр.

  Другими словами нужно трезво оценивать необходимо состояние организации.

Для этого необходимо провести анализ целей организации и конкурентной среды; выбрать стратегические приоритеты развития организации; выявить проблемы развития организации; выявить работы, которые можно передать на аутсорсинг и определить их прогнозный объем.

• Далее нужно произвести подсчет стоимости функции или бизнес-процесса, при их реализации своими силами (расходы, которые можно предварительно подсчитать: стоимость аренды офисной или иной площади, стоимость и размеры оборудования, используемого для выполнения данной функции; фонд оплаты труда необходимого для данного объема работ персонала).
• На этом этапе создается рабочая группа, которая собирает необходимые сведения, обсуждает полученную информацию, ведь в любом случае «мозговой штурм» — это гораздо продуктивнее, чем единоличное решение.
• II этап – Принятие решения
• Принятие решения о переходе на аутсорсинг возможно после анализа плюсов и минусов, возможностей и рисков аутсорсинга; сопоставления стоимости функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг и определения показателей эффективности работы аутсорсера.
• Также на этом этапе определяются цели и задачи проекта, назначается руководитель проекта,  формируется  рабочая группа, согласуется с топ-менеджментом организации объем функций, передающихся на аутсорсинг, и требования к аутсорсинговой компании.
• Конечно же, финальную точку в решении вопроса о том, быть или не быть аутсорсингу в той или иной организации, должен поставить Генеральный директор или собственник бизнеса.
• IIIэтап – Выбор партнера
• Выбор партнера – очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера, а, следовательно, к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.
• Для того, чтобы уменьшить риски, связанные с необоснованным выбором, а также исключить субъективные факторы, необходимо провести анализ рынка услуг аутсорсинга и проверку репутации игроков рынка (в нашем блоге Вы можете ознакомиться с «6 ключевыми критериями выбора внешнего поставщика расчета зарплаты»).
• После этого само собой намечается круг фирм, к которым имеет смысл обратиться, проведя  перед окончательным выбором сопоставление по таким параметрам, как:

• скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
• какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не  выполняется;
• как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
• как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
• как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
• каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
• как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
• как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

Чтобы было удобно пользоваться полученной информацией по предложенным выше критериям оценки можно составить таблицу, в которую внести сведения о каждом из потенциальных партнеров. Вообще «табличный» метод позволяет делать адекватный выбор в любой ситуации.

IVэтап – Разработка условий контракта

Затем с новыми партнерами нужно разработать условия контракта. До них необходимо предельно точно донести задачи и цели, которые перед ними ставятся и, конечно же, определить сроки переходного периода.

Не нужно боятся бесконечно задавать уточняющие вопросы, чтобы убедится в том, что у заказчика и поставщика услуг сложилось единое понимание имеющейся ситуации и ее развития в будущем, ведь именно ошибки коммуникации могут привести к ошибкам в ходе реализации проекта.

Нужно помнить, что формулировка запроса – наиболее сложный этап перехода на аутсорсинг.

Нужно быть готовым к тому, что партнеры могут предложить свое решение проблемы. К их советам имеет смысл прислушаться, хотя бы потому, что у компании-аутсорсера больше опыта в практической реализации проектов.

Во время разработки договора в рабочую группу обязательно включается юрист. Если у организации нет собственного юриста, проконсультируйтесь у стороннего. Договор обязательно должен содержать фундаментальные элементы, определяющие структуру сотрудничества с аутсорсером (в нашем посте «Что такое SLA, и как его правильно использовать?» мы достаточно подробно рассказываем об этом).

При заключении договора нужно помнить, что функции на аутсорсинг могут передаваться как полностью, так и частично.

V этап – Переход на новый формат работы

Необходимо уделить особое внимание тем сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается.

Так же на этом этапе разрабатываются необходимые документы и положения: план работ по внедрению проекта и  новое штатное расписание. При необходимости проводится разработка новых или корректировка имеющихся должностных инструкций.

1. VI этап – Функционирование проекта на отчетном этапе   
2. Теперь рабочая группа не нужна и главным становится сотрудник, который предоставляет руководству организации отчеты с установленной заранее периодичностью.
3. Подведение итогов за отчетный период включает в себя: анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров; сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности; коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта.

Если обнаружились проблемы в развитии бизнес-системы, то причин у них может быть две: либо ненадлежащее исполнение контракта, либо неправильное планирование. Необходимо выявить причины ошибок и начать работу по их исправлению.

Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также как и любых других. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Вот приблизительно так и выглядит схема перехода на аутсорсинг для любой организации. Конечно же, возможны и некоторые корректировки с учетом особенностей конкретного бизнеса, но в целом последовательность действий такова.

Источник: /blog.ucmsgroup.ru/scheme-of-transferring-the-processes-to-outsourcing/

Какие функции можно отдать на аутсорсинг?

Например, любой фирме сегодня, кроме людей, непосредственно занятых в производстве, необходим бухгалтер, курьер, сайт в Сети (а значит люди, которые бы его создали и поддерживали), IT-специалист и т.д. Выходит, что под каждую из таких текущих задач необходимо включать в штат сотрудника, а то и целый отдел? К счастью, это так не всегда.

В современной инфраструктуре бизнеса есть место аутсорсингу. Экономический словарь приводит следующее определение. Аутсорсинг — (англ.

outsourcing) — это передача традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность для машиностроительной компании) внешним исполнителям — аутсорсерам, субподрядчикам.

Важная отличительная черта аутсорсинга от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый (эпизодический) характер, — это наличие необходимость в регулярном выполнении.

Для чего нужен аутсорсинг

Один из главных принципов использования аутсорсинга звучит так: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня и других».

Получается, что главная цель передачи части функций компании-субподрядчику (аутсорсеру) – освободить ресурсы и сконцентрировать усилия для выполнения деятельности, связанной с конкурентным преимуществом компании. Еще одна причина обратиться в специализированную компанию или отдельному специалисту – это экономия.

Речь может идти об экономии денег за счет исключения таких статей расходов, как налоги, взносы в фонды, оплата отпуска и больничных постоянных сотрудников и т.д. Хотя далеко не всегда услуги аутсорсера обходятся дешевле, существует и косвенная экономия. Используя аутсорсинг, Вы экономите рабочее место в офисе и собственное время на организацию работы сотрудника или отдела.

Также одним из мотивов обратиться к аутсорсеру-компании может служить зачастую более качественная работа агентства, чем сотрудника, обеспеченная большим набором профессионалов и опытом выполнения тех или иных функций. Какие же задачи выгодно передать субподрядчику?

Основные формы аутсорсинга и их специфика

Условно аутсорсинг можно разделить на два вида: производственный и аутсорсинг бизнес-процессов. При производственном (или промышленном) аутсорсинге сторонней организации передаются частично или целиком производство продукции или ее компонентов. Примером такого аутсорсинга является продукция компании Nike.

Она передала на аутсорсинг производство спортивной одежды, распространение и реализацию. Сама же компания оставила за собой лишь дизайн производимой одежды и управление патентами, товарными знаками. В малом и среднем бизнесе чаще всего используется аутсорсинг бизнес-процессов (АБП).

К таким функциям может относится ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги., обеспечение безопасности. Остановимся на самых распространенных из них подробнее.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В теории и на практике, бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам.

Один из главных плюсов — аутсорсинг бухгалтерского учета позволяет переложить ответственность за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсера при условии, что это прописано в договоре.

Это означает, что возмещение убытков, связанных с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным предоставлением отчетности, происходит за счет поставщика услуг или по страховому договору (большинство серьезных бухгалтерских и аудиторских фирм страхуют свою профессиональную ответственность).

 В случае, если правильно подобрана компания (остановимся на этом подробнее позже), снижается риск принятия ошибочных решений и возрастают шансы на успех в дискуссиях с налоговыми органами.

Однако бухгалтерское сопровождение сторонней компанией имеет и недостатки. Среди них возможность потери конфиденциальности информации, а при плохой организации документооборота — первичных учетных документов. Еще одним недостатком аутсорсинга является отсутствие ежедневного контроля над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги.

IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг – это передача специализированной компании функций, частично или полностью связанных с информационными технологиями. IT-аутсорсинг обычно включает в себя следующие функции:

• обслуживание парка компьютерной техники предприятия;
• обслуживание компьютерной сети;
• не только плановые, но и срочные выезды специалиста.

Абонентское обслуживание компьютеров — наиболее распространенный на практике вид аутсорсинга в IT-сфере.

Абонентское обслуживание компьютеров, как правило, включает в себя такие виды услуг, как настройка и обновление аппаратной части оборудования и ПО, создание защиты против взломов и проникновения в сеть, ремонт и замену оборудовния и т.д.

На практике те же фирмы часто оказывают сопутствующие услуги — поддержка работоспособности оргтехники, модернизация (upgrade) компьютерного парка, прокладка локальных сетей, IP-телефония и другие. Поэтому обслуживание компьютеров часто приобретает форму обслуживания всего комплекса информационных систем предприятия.

/youtube.com/watch?v=hqHMwUR9Mgg

Аутсорсинг маркетинговых функций, в том числе интернет-маркетинга

Набор функций по маркетингу, которые можно отдать на аутсорсинг, уникален для каждой компании и определяется спецификой ее деятельности.

Как правило, процесс маркетинга начинается с анализа внешних и внутренних условий деятельности компании.

На данном этапе сторонние подрядчики нередко привлекаются для изучения рынков, конкурентов, предпочтений потребителей и т.д.

Аналогично и при выходе компании на новые географические рынки сбыта, где она зачастую не способна самостоятельно собрать всю необходимую ей информацию в короткие сроки и с минимальными затратами.

Набирает популярность использование сторонних call-центров для проведения прямых продаж.

Одним из самых распространенных инструментов продвижения в малом и среднем бизнесе становится интернет-маркетинг, то есть  комплекс мероприятий по изучению целевой аудитории, привлечению ее на сайт и конвертации ее в клиентов компании. Но для начала сайт нужно создать и в 90% случаев выгоднее всего привлечь для этой задачи надежное агентство.

Зачастую, задачи по продвижению сайта может выполнить тот же исполнитель. Однако оптимальным представляется подход, когда часть задач по интернет-маркетингу отдается на аутсорсинг, а часть делается собственными силами. Например, медиапланирование лучше осуществлять собственными силами, т.к.

С другой стороны, продвижение сайта через поисковые системы (SEO) намного эффективнее отдавать на аутсорсинг, поскольку в этом случае требуются не только глубокие знания алгоритмов работы поисковых систем, но и практически ежедневное отслеживание изменений в их работе и оперативное реагирование. При грамотном выборе исполнителя, Вы получаете результат, не тратя много времени на процесс.

Анализ необходимости аутсорсинга

Как мы уже говорили, существует множество других задач, которые можно, а иногда и необходимо, отдать на аутсорсинг.

Среди них, переводческие услуги, логистика, уборка помещений и подобные задачи, которые не является конкурентным преимуществом компании.

Однако перед тем, как принять решение о начале работы с аутсорсером, нужно четко проанализировать ситуацию с точки зрения выгодности и необходимости этого шага. Сделать это можно примерно по следующему алгоритму:

1. Определить основные цели создания бизнеса.

Для чего он создавался? Следует уделять внимание в самую первую очередь именно той деятельности, которая нацелена на достижение основных целей. А уже оставшееся время и иные ресурсы распределять между другими видами деятельности, в зависимости от их важности.

2. Описать свою предпринимательскую деятельность.

Вся деятельность предпринимателя на этом этапе описывается в виде отдельных блоков работ, либо бизнес-процессов. Далее описанные процессы разбиваются на те, которые нацелены на достижение основных целей создания бизнеса, и на все остальные — вспомогательные.

3. Оценить возможности передачи на аутсорсинг вспомогательных операций.

Оценка производится с использованием определенных критериев, в качестве которых можно использовать:

Организационные сложности. Они обычно состоят из проблем взаимодействия с внешними исполнителями по поводу несогласованных времени, формата, объема полученных результатов работ. Самое важное – четко ставить конечные цели и контролировать промежуточные результаты.

Финансовые аспекты. Финансовые аспекты включают в себя оценку и сравнение эффективности выполнения работы внешним исполнителем. Иногда аутсорсинг позволяет сэкономить, а иногда — наоборот, выходит заказчику дороже, чем если бы работа выполнялась своими силами.

В то же время при самостоятельном формировании базы адвокат потратил бы минимум 3 недели на изучение специализированной литературы, на приобретение которой он потратил бы, например, 600 рублей. На разработку структуры базы он бы потратил 1,5 месяца при ежедневной работе в половину рабочего дня.

Если учесть, что в среднем в месяц адвокат получает прибыль в размере 120 000 рублей, то в те 1,5 месяца, пока он будет строить базу данных, он будет работать лишь по полдня и заработает, скорее всего, вполовину меньше, так как не сможет консультировать клиентов в оставшееся время.

Таким образом, стоимость составления базы адвокатом будет стоить:

600 рублей + 1,5 × 60 000 = 90 600 рублей.

В то время как сторонний специалист сделает эту работу для него за 60 000 рублей. Выгода очевидна.

Как выбирать поставщика услуг?

Итак, когда вы определились с задачами для аутсорсинга и наметили два‑три агентства или отдельных специалистов для их выполнения, настало время сравнить их и выбрать поставщика услуг.

В большинстве случаев Вам понадобится бриф, то есть подробное задание для исполнителя. После того, как поставщик ознакомится с брифом, лучше всего договорится о встрече и задать все интересующие вопросы в личном разговоре. Что важно сказать и узнать во время первой встречи?

Еще раз расскажите агентству о том, кто Вы, что Вы делаете, для чего Вы их нанимаете. Подробности помогут агентству составить фон и оформление, на которых должен быть осуществлен проект.

Поговорите с агентством или специалистом об их бизнесе, об отличиях от конкурентов.

Важно, чтобы Ваши вопросы не застигли агентство врасплох. Обратите внимание на реакцию, на скорость ответов, на эмоциональный настрой.

Узнайте, во что обойдутся Вам услуги агентства, и результат какого качества Вы получите за эти деньги. Если Вас все‑таки не устраивает стоимость услуг, не бойтесь вступать в переговоры. Попытайтесь заинтересовать агентство собой в качестве перспективного клиента, возможно, оно пойдет Вам на уступки ради продолжения сотрудничества в дальнейшем.

Обязательно подпишите контракт, в котором будут оговорены все условия предоставления услуг, не ограничивайтесь просто выставлением счетов.

Выбор поставщика – очень важный шаг, и если вы до конца не уверены в правильности выбора, начните с малого. Предложите агентству небольшой проект или заказ.

Если цена является решающим фактором при выборе субподрядчика, то одним из вариантов может стать кандидатура фрилансера, отдельного специалиста.

При работе с фрилансером можно выторговать меньшую цену за выполняемую им работу, а вот при работе с агентством это менее вероятно, потому что у них установленные тарифы по выполняемым задачам.

Так, средняя цена на бухгалтерское обслуживание небольшого предприятия в агентстве в среднем составляет 15 тыс. руб. в месяц. Работа бухгалтера «на фрилансе» может обойтись в 10 тыс. руб.

Правда, насколько качественной окажется работа, выполненная ночью? Основными минусами работы с фрилансером является отсутствие 100% гарантий на выполнение им работы вовремя и качественно.

Ведь случись какая непредвиденная ситуация с ним и Вам придется решать возникшие проблемы самостоятельно.

Еще одним недостатком является, то, что действительно тяжело найти квалифицированного специалиста в узкой тематике среди «свободных художников».

Чем же привлекательна работа с агентством? А тем, что все возникающие при работе проблемы за Вас будут решать менеджеры подрядчика.

Если у одного специалиста возникли какие-то форс-мажорные обстоятельства, то его всегда сможет заменить другой.

К сожалению, высокое качество работы, выполняемое хорошим агентством,  и гарантии сдачи работы во время оцениваются высоко и поэтому общая стоимость работы агентства намного выше, чем у фрилансера.

Отдавать ли задачи на Аутсорсинг, и кто станет субподрядчиком, агентство или фрилансер, решать Вам. Главное, определитесь с целями и средствами относительно аутсорсинга. Успешной Вам работы с партнерами!

Источник: /smallbusiness.ru/library/kakie_funktsii_mozhno_otdat_na_autsorsing.html

Александр Осипов: Передача функций на аутсорсинг

Передача функции на аутсорсинг может сэкономить до 90% расходов на персонал функции и до 20% расходов на штат всей группы компаний, потому что предполагает сокращение всех задействованных в функции сотрудников. В прошлой колонке я рассказывал о преимуществах и недостатках такого подхода. В этой я подробнее расскажу, как перевести на аутсорсинг типовые функции.

Аутсорсинг функции бухгалтерского учета и отчетности

Другими словами, бухгалтерию группы компаний будет вести подрядчик. Именно он будет ответственным за организацию, правильность учета и представление отчетности. Однако проверять корректность первичных документов группа компаний должна самостоятельно. Поэтому назначьте ответственного за сбор первичных документов и их отправку аутсорсеру.

Перед передачей функции нужно организовать работу на удаленном сервере, чтобы все учетные специалисты работали в одной учетной базе данных. Также необходимо проработать договор об оказании услуг. Я предлагаю обязательно прописать в нем такие пункты:

• изготавливаемую отчетность подписывает исполнитель;
• реестр предоставляемых ГК документов;
• регламент обмена документами.

У подрядчика должен быть доступ ко всей информации о финансово-хозяйственной деятельности компании. Поэтому необходимо наладить с ним обмен электронными документами по принимаемым в компании решениям: приказами, распоряжениями, положениями и т.д.

Передача бухгалтерского учета и отчетности на аутсорсинг может снизить до 2-3% всех расходов компании на персонал и до 75% от стоимости функционального персонала. Более того, на 10-15% могут сократиться все расходы на исполнение этой функции в группе компании.

Аутсорсинг функции ИТ-сопровождения бизнеса

Для непрофильных компаний деятельность ИТ-подразделений очень часто является непрозрачной и непонятной. Поэтому группе компаний выгоднее передать подрядчику управление всей ИТ-инфраструктурой организации или её отдельными процессами.

Успешному аутсорсингу ИТ-процессов способствуют современный уровень развития ИТ-инфраструктуры (сети, программное обеспечение) и возможность удаленного управления компьютерами и серверами.

Для передачи на аутсорсинг можно рассмотреть следующие функции:

• системное администрирование;
• печать;
• администрирование баз данных;
• обслуживание компьютерного и серверного оборудования;
• программирование;
• сопровождение интернет-сайта.

Каждая из вышеназванных функций имеет свои особенности передачи на аутсорсинг, организации работы с аутсорсером и контроля результатов работы.

Прежде чем передать ИТ-процессы подрядчику проконсультируйтесь с опытным и незаинтересованным специалистом.

Вариантов решений в области ИТ-аутсорсинга много. Они могут отличаться стоимостью или порядками, поэтому важно принять качественное решение в отношении конфигураций применяемых ИТ-решений как с точки зрения капиталовложений, так и с точки зрения расходов на персонал по сопровождению.

• Передача функции ИТ-сопровождения бизнеса на аутсорсинг может снизить до 2-3% всех расходов компании на персонал и до 50-75% от стоимости функционального персонала и до 10-15% от всех расходов на исполнение этой функции в компании.
• Аутсорсинг логистической функции
• Нет смысла оставлять часть логистической инфраструктуры в составе компании, поэтому, как правило, на аутсорсинг передаются все логистические функции:

• международная логистика;
• обработка входящего груза, хранение и комплектация;
• доставка до покупателя.

Перед их передачей оцените профессионализм и опыт исполнителя в этом направлении.

Для международной логистике нужно выбрать подрядчика, который сможет осуществлять полный цикл: транспортировка от поставщика до склада СВХ и страхование груза; таможенная очистка за брокерской печатью, транспортировка по РФ до склада компании. С ним и нужно подписать агентский договор, за соблюдением которого будет следить ответственный сотрудник в группе компаний.

У исполнителя обработки входящего груза, его хранения и комплектация должны быть необходимые ресурсы:

• доступный для клиентов компании склад, в котором выполняются все требования к хранению товаров;
• погрузчики, штабелера и другие средства механизации;
• современное программное обеспечение;
• WMS с необходимыми возможностями: ячеистым хранением, кроссдокингом, ТСД и так далее;
• квалифицированный персонал.

Для принятия решения изучите отзывы клиентов аутсорсера и протестируйте возможности исполнителя на небольшой партии товара. Только после этого налаживайте взаимодействие учетной информационной системы группы компаний с WMS исполнителя.

Аутсорсинг логистической функции может снизить до 10% всех расходов компании на персонал, до 90% от стоимости функционального персонала и до 50% от всех расходов на исполнение этой функции в компании.

Аутсорсинг производственной функции

Производственную функцию также можно передавать на аутсорсинг. В этом случае необходимые производственные операции могут осуществляться на другом производстве через механизмы производственной кооперации.

Компания в этом случае получает экономию на заработной плате ИТР и АУП производства, не инвестирует средства в наращивание у себя ненужной производственной экспертизы, в пуск непрофильного и т.п.

и снижает, таким образом, себестоимость продукции.

В современных условиях управление производственной себестоимостью сводится к управлению цепочками поставок. Производственное предприятие редко бывает полного цикла и покупает у поставщиков полуфабрикаты той или иной степени готовности. То есть производству имеет смысл оставлять у себя только те операции, которые:

• имеют для производства критическое значение. То есть без которых производство товара с необходимым уровнем качества может и не состояться;
• дешевле, чем на других производственных предприятиях с учетом логистики, амортизации инвестиций, транзакционных и временных издержек;

Все остальные производственные операции можно передавать на аутсорсинг и тем самым оптимизировать себестоимость.

Такое часто происходит в небольших масштабах в автомобильных сервисах, когда отдельные функции, например, ремонт автомобильных генераторов, отдают в партнерский сервис, который на этом специализируется.

Часто производства с высокой долей заработной платы в себестоимости отдают часть производственных операций в регионы и даже страны с низким уровнем заработной платы. В моей практике такое было, например, в легкой промышленности.

Российские производители часто закупают полуфабрикаты в Китае и Узбекистане, где стоимость труда значительно ниже, чем в России.

Другой пример – производители мебели. При ее производстве и установке требуется большое количество различной фурнитуры. Мне довелось участвовать в проекте по организации производства навески и рейки навески, которая используется для подвески шкафов на стену при установке мебели.

Промышленный мебельный холдинг решил отказаться от покупки импортной фурнитуры (в России на тот момент ее не изготавливали) и не стал разворачивать производство у себя, так как это потребовало бы наращивания экспертизы в пластиках. Вместо этого он организовал поставки с использованием производственной кооперации.

В результате стоимость этой фурнитуры снизилась более чем в 2 раза от ранних закупочных цен.

Налаживание производственных связей – дело небыстрое и хлопотное. Ведь если партнер ненадежный, то будут потери качества и времени, что может поставить под угрозу выпуск основной продукции. Поэтому выбирать производство нужно по следующим правилам:

1. Постоянно общаться с производственниками в интересующей области, участвовать в выставках и профильных конференциях. Создавать таким образом лонг-лист потенциальных партнеров.

2. Очень тщательно анализировать потенциальных партнеров. Анализировать репутацию, производственные возможности и экспертизу, качество выпускаемой продукции, технологический потенциал и уровень производственной культуры. В результате собирать шорт-лист потенциальных партнеров.

1. На оптимизацию производственной себестоимости с использованием производственной кооперации может потребоваться значительное время, иногда несколько лет.
2. Александр Осипов, независимый эксперт
3. Колонка Александра Осипова:

Источник: /cfo-russia.ru/blog/index.php?article=46293

Реализация процесса передачи бухгалтерских услуг аутсорсинговой компании

Практика бухгалтерского аутсорсинга за рубежом распространена особенно широко.

В отличие от России, где бухгалтерский аутсорсинг используют преимущественно мелкие и средние фирмы, за рубежом не только небольшие, но зачастую и довольно крупные компании не содержат штатных бухгалтеров. Главными факторами, определяющие целесообразность передачи на аутсорсинг функций бухгалтерского учета являются:

• Экономия сил и времени для подбора профессионального штата.
• Экономия расходной части бюджета на содержание укомплектованного штата сотрудников.
• Экономия расходной части бюджета на автоматизацию бухгалтерского отдела компании.
• Отсутствие необходимости тратить дополнительные средства на укомплектование рабочих мест.
• Возможность освобождения соответствующих организационных, финансовых и человеческих ресурсов, для перенаправления их в другое русло деятельности.

Наиболее распространенными видами аутсорсинга бухгалтерских услуг являются:

• Полное ведение бухучета компании. Этот вид аутсорсинга бухгалтерии включает в себя обработку, подготовку, а также заполнение всей финансовой документации, ведение сводного журнала компании и всех приходно-расходных кассовых бумаг, таких как кассовая книга, кассовый ордер, заполнение отчетов о заработных платах и авансах, ведение всех счетов-фактур и прочего.
• Ведение налогов и всей налоговой отчетности компании. Данное бухгалтерское обслуживание компаний характеризуется налоговым сопровождением и заполнением всех нужных налоговых деклараций. Также в перечень услуг входит расчет суммы налогообложения, ведение и упорядочение регистра налогового учета, подготовка пакета документов на право пользования налоговыми льготами (если таковое имеется). Аутсорсинговые компании своевременно предоставляют отчетные документы в контролирующие инстанции, такие как пенсионный фонд, внебюджетный фонд, ПФР и ФНС.

Без результативной стратегии современная компания не сможет создать себе необходимые условия для успеха как на имеющихся, так и на только формирующихся рынках.

Стратегическое планирование компании определяет, как она может опередить своих конкурентов, то есть как необходимо действовать, чтобы быть оперативнее, масштабнее и эффективнее их.

 Основой для реализации стратегии передачи бухгалтерского учета аутсорсинговой компании является правильная разработка алгоритма передачи бизнес-функций с экономической и управленческих точек зрения.

Построим алгоритм реализации процесса аутсорсинга, который позволит наиболее эффективно использовать внешнего поставщика услуг:

• Анализ функций компании (выделение ключевых и неспецифических видов деятельности компании).
• Оценка эффективности передачи функций на аутсорсинг (оценка эффективности передачи выбранных функций компании на аутсорсинг).
• Подбор аутсорсинговой компании.

Важнейшими этапами реализации такой стратегии являются:1. Разработка концепции использования аутсорсинговых услуг в сфере бухгалтерского учета и обоснованное принятие решения об использовании аутсорсинга.2. Выбор критериев по подбору компании аутсорсера и заключение с ним договора.3.

Организация эффективного сопровождения всего процесса предоставления аутсорсинговых услуг.Наиболее распространенным подходом для определения функций, которые рационально отдавать сторонней компании является построение матрицы аутсорсинга BKG Profit Technology.

По оси Y матрицы аутсорсинга анализируется уровень значимости функций компании для ее стратегических целей. Соответственно, чем больше этот уровень соответствия, тем более весомый вклад в эти функции следует делать, и как следствие, такие функции нельзя передавать на аутсорсинг.

Ось X определяет уровень соответствия выбранной функции компании в сравнении с конкурентами. Если сравниваемые функции компания организует слабее, чем весь рынок, то ей необходимо ориентироваться на внешнего заказчика.

Если сравниваемые функции компания выполняет лучше, чем конкуренты, то необходимо уделить внимание этой функции и позаботиться о ее защите, сохранении и эффективном использовании.Любая функция компании анализируется с двух сторон – соответствие стратегическим целям бизнес-системы и соответствие предложениям на рынке.

В результате такого анализа функций компании формируются управленческие решения:

• отдать на аутсорсинг функцию компании, соответственно, вывести ее из собственной иерархической структуры – поле «Отдавать» (или «передавай на аутсорсинг»);
• создать альянсы и совместные предприятия с высококвалифицированной компанией для того, чтобы научиться качественно обеспечивать соответствующую функцию компании, обучать персонал – поле «Совершенствовать»;
• развивать функцию компании или инвестировать в подразделение – поле «Развивать»;
• функции являются стратегически важными для компании или нуждаются в защите от действий конкурентов и т. д. – поле «Защищать»;
• функции являются одним из конкурентных преимуществ, позволяющих развивать компанию, соответственно целесообразно выделить эту функцию в отдельный бизнес либо направление деятельности – поле «Выделять»;
• функции являются стратегически важными для других компаний и незначительно важными для исследуемой компании, стоит выделить выбранную функцию в отдельное направления деятельности компании и продать тем компаниям, для которых эта функция стратегически важна – поле «Продать».

В «Матрице аутсорсинга» центральное поле всегда должно оставаться пустым, соответственно, если при анализе той или иной функции она попадает в центр матрицы, то необходимо провести уточнение стратегических целей и стратегии компании и определить ее в одно из восьми полей матрицы.

Недостатком такого подхода является неоднозначность в принятии решения это связанно с тем, что в качестве инструментария используется матрица, формируемая на основе только двух переменных.

Предлагаемый автором подход учитывает в качестве дополнительного параметра жизненный цикл компании, состоящий из следующих этапов:

• Рождение (формирование). Принимаются рискованные финансовые решения, поскольку ресурсы компании недостаточны для удовлетворения всех потребностей.
• Интенсивный рост. Сопоставление текущих целей и задач. Создание прочного фундамента для будущего компании.
• Зрелость (стабилизация). Минимизация затрат, в том числе за счет прекращения всевозможного найма.
• Старость (спад). Продажа активов, устранение возможных убытков.

На сегодняшний день не существует единого подхода для определения количественной оценки эффективности от передачи выбранных функций компании на аутсорсинг.

Согласно данным, полученным в ходе проведения исследований, в российской практике, компании достаточно негативно относятся к вычислению эффективности передачи бухгалтерских функций на аутсорсинг с использованием трудоемких математических моделей расчета.

Поэтому самыми распространенными подходами для оценки эффективности использования аутсорсинга выступают:

• Сравнение стоимости предоставления услуги компанией аутсорсером и стоимости выполнения данной услуги внутренними ресурсами компании.
• Анализ чистой приведенной стоимости NPV от процесса передачи функции на аутсорсинг.
•  Оценка показателя удельного дохода на одного работника компании.

Более предпочтительным из описанных выше подходов для российских компаний является первый. Суть данного подхода заключается в определении возможного размера затрат, связанных с привлечением компании аутсорсера для выполнения функции компании и полной себестоимости выполнения данной функции собственными силами.

 Полная стоимость выполнения бухгалтерских функций собственным подразделением компании складывается из следующих составляющих:1. Себестоимость трудовых ресурсов = Фонд оплаты труда, необходимый для выполнения данной операции, – налог на доходы физических лиц, который удерживается с работника, + Единый социальный налог.

Здесь стоит учитывать расходы компании, связанные с отчислениями агентствам по подбору персонала (в случае если в компании отсутствует штатный кадровый работник по подбору персонала), а также затраты связанные со своевременным повышением квалификации каждого работника.2. Совокупная стоимость автоматизированных рабочих мест для каждого работника.3.

Как известно одним из существенных оснований для передачи на аутсорсинг непрофильных функций компании является возможность концентрации рабочих ресурсов на основных видах деятельности компании, которые приносят максимальную прибыль.

Размер таких затрат может быть рассчитан в виде разницы между «предположительной» прибылью на работника подразделения, функции которого предполагается передать компании аутсорсеру, полученной при вероятном применении работника соответствующего подразделения в деятельности, дающей более высокие размеры прибыли для компании, и настоящим показателем рентабельности подразделения на одного работника. Для определения себестоимости процесса передачи бухгалтерского обслуживания компании аутсорсеру необходимо установить:1. Затраты, связанные с организацией процесса передачи бухгалтерского обслуживания компании аутсорсеру. Эта величина формируется из затрат, связанных с поиском наилучшего представителя услуг в данной сфере и затрат на оплату услуг экономического и юридического консультантов.2. Затраты, связанные с непосредственной оплатой за услуги аутсорсинга.3. Величину затрат, связанную с осуществлением своевременного контроля за деятельностью компании аутсорсера, которая состоит из стоимости оплаты труда персонала компании, занимающимся контролем – это так называемые, дополнительные затраты.Необходимо отметить, что значительное количество публикаций по теме аутсорсинга, впрочем, как и сами компании, предоставляющие данные услуги, склонны учитывать только затраты, связанные с непосредственной оплатой за услуги аутсорсинга, однако необходимость проведения тщательного процесса выбора партнера является существенным элементом реализации программы аутсорсинга.

Подбор аутсорсинговой компании для передачи ей функций по ведению бухгалтерского учета зависит от нескольких факторов:

• Стоимость предоставляемых бухгалтерских услуг;
• Объем услуг, предоставляемый аутсорсинговой компанией;
• Качество услуг компании.

Использование аутсорсинга бухгалтерских услуг в компании может повлечь значительные последствия.

Поэтому стратегическое обоснование необходимости применения механизмов аутсорсинга на ранних этапах его планирования является исходным пунктом в общем принятии решения об его использовании.

Само же решение о возможности и эффективности применения аутсорсинговых услуг в компании требует тщательной проработки всех тонкостей и полной подготовки.

Зубанов А. Л.

This article is so unique, that we couldn't find any services related to it!

Источник: /i-ias.ru/blog/states_0124.html